Logiciel de facturation : la check-list des bonnes questions à se poser
Débuter sa facturation en tant que micro entrepreneur peut être une tâche ardue. Chercher un logiciel de facturation l’est encore plus quand on y connait rien en comptabilité! Les offres sont multiples, et parfois démesurées par rapport à votre besoin en facturation.
Alors, comment s’y retrouver et quelles questions se poser afin de trouver une solution de confiance convenant à votre activité ? Nous vous proposons quelques pistes dans cet article.
Un logiciel de facturation en ligne, pour quoi faire?
Pourquoi faire sa facturation en ligne ? Pourquoi ne pas simplement utiliser Word ou Excel ? La réponse peut sembler évidente pour certains, mais c’est un point important sur lequel s’arrêter.
Une obligation légale
Tout simplement parce que ça va être obligatoire. De la multinationale à la micro entreprise, toute facture devra être électronique d’ici 2026 !
Cette échéance peut paraître lointaine, mais si l’obligation n’est pas immédiate, dans la pratique, le recours à la facture électronique se démocratise de plus en plus. Difficile d’y échapper. L’utilisation d’un logiciel de facturation devient dès lors nécessaire.
D’ailleurs, si vous facturez à destination de la sphère publique, l’obligation est en vigueur pour toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2020.
Accessibilité et sécurisation de vos données
Un logiciel de facturation en ligne vous permet d’accéder à vos données partout et à tout moment, grâce à une connexion internet.
C’est un avantage majeur comparé à l’utilisation de Word ou d’Excel, qui stockent vos factures localement sur un appareil. Avec un outil en ligne, plus de risque de perdre toutes vos données suite à une panne d’ordinateur, ou de ne pas pouvoir accéder à vos factures à distance depuis un autre appareil !
Le petit plus : l’hébergement en France des serveurs assure un niveau supérieur de sécurisation de vos données de facturation.
Assurez-vous aussi que le logiciel soit en conformité à la loi anti fraude à la tva de 2018 (certificat généralement téléchargeable depuis votre compte)
Quel type de logiciel pour mon activité ?
Toutes les solutions de facturation en ligne disponibles sur le marché ne sont pas adaptées au besoin de votre entreprise.
Parfois trop complexes, et au-delà de vos moyens, il est préférable de bien évaluer son besoin en termes de facturation, et de se diriger, si nécessaire, vers une solution plus simple (mais pas simpliste !). Il faut donc croiser votre besoin entre : une solution plus chère et plus poussée pour un métier qui le nécessite peut être, ou plus simple et bon marché pour une activité sans complication métier.
Attention, ne basez pas uniquement votre choix sur l’aspect financier ! La course au “moins cher” peut vous jouer des tours, notamment avec les logiciels faussement gratuits. Un certain niveau de qualité reste requis.
Un logiciel pour gagner du temps ? (et de l’argent ! )
Parlons un peu de la vraie vie ! Dans votre gestion commerciale quotidienne, passer à la facturation en ligne représente un gros avantage: le gain de temps que cela vous procure.
En effet, en quelques clics, vous pouvez éditer vos devis, les transformer en facture, relancer vos clients facilement, enregistrer vos règlements etc.
En résumé, vous facturez plus vite, et idéalement, vous vous faites payer plus rapidement.
Le temps gagné vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel : votre métier ! Ce qui n’est pas négligeable : A condition que vous ayez sélectionné une solution vous correspondant, bien entendu.
Facturer en ligne pour éviter les erreurs ?
Facturer sur Word / Excel, ou à la main, est un terrain dangereux. Le risque d’erreur est bien plus important, que ce soit au niveau de la numérotation de vos factures ou des dispositions légales à suivre. Un logiciel de facturation bien fait, vous fournit un cadre dans lequel vous pouvez éditer vos documents en respectant la législation en vigueur.
Paramétrer les mentions légales
La plupart des solutions vous permettent de paramétrer les mentions légales obligatoires à apposer sur vos documents en fonction de votre activité ou de votre type d’entreprise.
N° de SIRET, n° de TVA intracommunautaire, mentions d’exonération de la TVA, mention “EI”… Plus de danger de les oublier et de risquer une amende !
Réduire le risque d’erreur
Faire sa facturation en ligne vous facilite le suivi chronologique de vos factures, et de ne pas vous tromper dans la numérotation.
Les solutions vous empêchent généralement de supprimer librement vos factures ou de sauter un numéro. Plus de trous ou de doublons possibles !
Surveiller son activité
Enfin, avec une facturation ordonnée et suivie, vous pouvez surveiller l’évolution de votre activité : chiffre d’affaires annuel et comparé, livre des recettes, marge etc.
Cela est particulièrement important si vous êtes micro-entrepreneur, car vous devez veiller au dépassement des seuils et plafonds prédéfinis de TVA et de chiffre d’affaires
Débuter sa facturation avec ClicFacture
ClicFacture est une solution de facturation en ligne dédiée aux petites entreprises. Développé et hébergé en France, que vous soyez artisan, micro-entrepreneur ou e-commerçant (etc), vous pourrez facturer facilement et rapidement en ligne et en toute sécurité.
Devis, facture, bon de livraison et bon de commande : l’édition et l’envoi de vos documents à vos clients est facilité. Vous pouvez aussi gérer vos stocks, si vous en avez.
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